بسم الله الرحمن الرحيم والصلاة والسلام على أشرف الخلق والمرسلين سيدنا محمد وعلى آله وصحبه ومن تبعه بإحسان إلى يوم الدين أما بعد ،،
ماهو تعريف لجنه؟
اللجنة هي مجموعة من الأشخاص يتشكلون لبلوغ هدف وتحقيقه.
.
.
.
الخطوة الاولى
تأسيس نواة اللجنة :-
1- تحتاج الى ورقة وقلم لكتابة قائمة من الأشخاص ومؤهلاتهم التي تتناسب مع أهداف اللجنة وتكون القائمة بدأ من الأكفأ بالمؤهلات حتى تتدرج إلى الأقل مؤهلات وبعد كتابة أسمائهم يهم تحتاج إلى كتابة أرقامهم وجعل خانة بالورقة لرأي الشخص باللجنة وأهدافها ومن ثم تقوم بالاتصال على القائمة وتخبرهم عن خبر تأسيس اللجنة وأهدافها ومن ثم تبلغهم بأنك ستقوم بالاتصال عليهم بعد يومين لسماع آراءهم بخصوص اللجنة ويفضل أن تجعل الأسماء أكثر من العدد المستهدف لتشكيل اللجنة.
بعض الأشخاص سيخبرونك بأنهم سينظمون إلى اللجنة في حالة عدم تطوع الغير لذلك يجب تدوين جميع الآراء في الخانة المخصصة وجعلها كأرشيف ابتدائي واستبيان مبدأي.
2-بعد يومين تعاود الاتصال على القائمة وهذا يعطيهم وقت كافي لأن يدرسوا أوضاعهم وهل يتعارض العمل مع أعمالهم الشخصية أو مع جداول أعمالهم . ومن ثم قم بتدوين آرائهم بخانة الآراء والمتقرحات الموجودة بقائمة الأسماء والأرقام والمؤهلات وفي حالة كانت الإجابة بلا ، أخبرهم بأن لديك قائمة من الأسماء وأنك ستقوم بالاتصال بآخرين وفي حالة نقص اللجنة هل تعاود التفكير في ، الانضمام معنا وإن كنا بحاجتك؟ يكون سؤال مباشر للشخص وبحالة تكرار الإجابة بلا. أشطب الاسم فوريا من القائمة ولا تعاود الاتصال وإن كانت الإجابة بنعم عاود الاتصال بعد فترة لا تقل عن أسبوع ولا تزيد عن عشرة أيام.
3-إذا عاودت الاتصال على القائمة مرتين ، وكنت لا تزال تفتقر إلى أعضاء اللجنة بما فيه الكفاية ،
قم بالاتصال على هؤلاء الذين وافقوا على إعادة النظر بعد المدة المذكورة أعلاه . ولا تطلب منهم مباشرة الانضمام ولكن قم بإقناعهم بأهداف اللجنة حفزهم عن طريق تبيين فوائد الانخراط بالعمل الجماعي وذكرهم
أن مساهماتهم في هذه اللجنة هامة جدا وبين لهم الهدف الأساسي وهو الوصول إلى الهدف.
4-بمجرد أن يتم تشكيل اللجنة لديك ، يجب عليك تحديد موعد الاجتماع الأول ، حتى تتمكن من استكمال المشروع الخاص بك في الوقت المطلوب يكون الاجتماع الأول مؤرخ بمضبطة اجتماعات.
ما تحتاجه باختصار :
-معرفة الأشخاص مع مؤهلاتهم العملية والعلمية والتي تخدم اللجنة.
-أرقام هواتفهم الشخصية.
-ورقة وقلم لتشكيل قائمة بها ( الاسم - الرقم - المؤهلات التي تساعد اللجنة - الآراء)
ملاحظات هامه :-
1-التصويت برفع اليد هو وسيلة العمل ولأن اللجنة أغلبها من المتطوعين يجب على الرئيس المشاركة المباشرة بالرأي أسوة بزملائه الأعضاء وكما يجب عليه أن يكون عارف لنقاط ضعف أو قوة كل من الأشخاص العاملين باللجنة وذلك لكي يسند العمل المناسب للعضو المناسب مع إدراكه أيضا العلاقات الشخصية بين الأعضاء في حالة وجود خلافات شخصية بين عضوين أو أكثر وفصل أعمالهم عن بعض وذلك لتسهيل عمل اللجنة.
2-إن قيادة لجنة نحو الهدف ليس بالعمل السهل ، إنك تتعامل مع شخصيات وأمزجة مختلفة وخصوصا في حالة العمل التطوعي. إن من واجبات قائد اللجنة صنع وإيجاد أجواء متناغمة تحيط بالمجموعة والعمل مهما كلف هذا الأمر من تضحيات، وفي حالة تفرع النقاش إلى أمور جانبية يجب على قائد العمل أن يجعل الأمر أكثر حزما وبلطف يجاوب الطرف الآخر بأن ما تقوله أمر مفيد وهام ولكن لا يتناسب حاليا مع الهدف الذي نريد الوصول إليه لذلك يجب علينا التركيز على أهدافنا.
إن رئيس اللجنة أو قائد العمل هو بحار السفينة لذلك وصول السفينة إلى الميناء هو واجبه وسيرها بالاتجاه الصحيح من مهماته وهو من يجريها ويرسيها أو يتوه بها أو يغرقها (بإذن الله) لذلك التركيز على الهدف مطلوب.
3-إن النواة الأساسية للجنة جزء لا يتجزأ من متطوعين اللجنة ولكن يجب اختيار النواة بشكل عملي ودقيق لأنهم البوصلة الأساسية التي تحدد الاتجاهات متى تاهت التوجهات وهم بأيديهم من سيخطون الأهداف بشكل نهائي مع قوانين اللجنة.
4-يجب على مؤسس الفكرة التركيز على الاجتماع الأول مع تذكير الأعضاء الأساسيين بأهمية التحاور على أهداف اللجنة وقوانينها
وبأهمية حضور الاجتماع الأول ولأن الاجتماع سيخرج بورقة عمل تكون خطوة سابقة للخطوة التالية وهي إشهار اللجنة يجب كتابة بيان التأسيس كمسودة وطرحه على الأعضاء للنقاش.
.
.
.
الخطوة الثانية
إشهار اللجنة :-
1- بعد تحديد مقر الاجتماع الأول يجتمع الأعضاء لدراسة أهداف اللجنة وإرساء آليات معينه للعمل الجماعي ويتم التصويت على الأهداف وكل هدف ينجح بالتصويت يدرج في مضبطة الاجتماع كبند أساسي من بنود اللجنة.
2- من يتخلف عن الاجتماع الأول يشطب اسمه من اللجنة التأسيسية ويتم تشكيل هيكل اللجنة الأساسي ويفضل أن يكون رئيس وأعضاء ولأن اللجنة تأسيسه وبعد تحقيقها لهدف الإشهار سيكون هناك هيكل تنظيمي أدق بلجان عاملة برؤساء لجان.
3-ورقة عمل فيها تعريف للجنة مع أهدافها مع أرقام ووسائل اتصال لتواصل الجمهور وأسماء الأعضاء المؤسسين للعمل ورئيس اللجنة هي المحك فيجب أن يخرج العمل بهذه النتيجة الحتمية.
4-يقوم رئيس اللجنة بالتوقيع خلف هذه الورقة مع تواقيع باقي الأعضاء وتحفظ نسخة بأرشيف اللجنة ويتم طباعة ورقة العمل النهائية بحسب الإمكانيات المتاحة ويفضل أن تكون بعدد 100 نسخة توزع كمنشورات للأعيان والوجهاء أو لأقارب أو أصدقاء الأعضاء لإبلاغهم بحزم أهدافهم وسماع آراءهم feedback.
5-توزع على الصحف ووسائل الإعلام ورقة العمل النهائية وبيان التأسيس.
6-يتفرغ عضو من الأعضاء للتواصل مع المتطوعين وتدوين أرقامهم مع البحث عن مؤهلاتهم.
.
.
.
الخطوة الثالثه( تكوين كيان إداري) :-
" إنشاء مكتب إداري للجنة " :-
لا أعني حرفيا مكتب وتسهيلا وتبسيطا للعمل ولأننا في عصر التكنولوجيا فنستطيع تكوين مكتب أداري حديث تستطيع حمله بفلاش ميموري بجيبك وأقصد بالمكتب :-
1-شعار للجنة.
2-كتب مراسلات بأنواعها المختلفة ( دعوة للانضمام - مراسلات داخلية بين الأعضاء )
3-مضابط اجتماع تكون عن طريق برنامج الوورد.
4-قوائم الأعضاء مع أرقام تلفوناتهم.
5-ختم خاص باللجنة.
وجميع المراسلات أو الكتب تحفظ بأرشيف خاص لا يطلع عليه الا رئيس اللجنه.
" تكوين غطاء إعلامي"
أ- منشورات وبروشورات.
ب-التنسيق مع وسائل الإعلام المختلفة لنشر انجازات اللجنة مستقبليا.
ج-إنشاء خدمة مسجات شهرية لتغطية الانجازات مستقبليا.
د-التنسيق مع مدراء المواقع المهمه لنشر الانجازات عن طريق الانترنت ولأنها وسيلة إعلاميه لا تقل شانا عن الوسائل التقليدية.
3-إيجاد غطاء قانوني (مشطوب )
وأدرجته لأن الكثير لا يعلم بأن اللجان عمل قانوني بحت مادامت الأهداف مشروعه وهناك العديد من الأشخاص المحبطين للعمل يستغلون نقطة عدم معرفة الأعضاء بمشروعية اللجان كنوع من إرهابهم ومن ثم تثبيطهم عن العمل لذلك لا تحتاج إلى غطاء قانوني طالما كانت الأهداف مشروعه وتطوعيه.
.
.
.
الخطوة الرابعه
تقسم هذه الخطوة إلى جزأين الاول هو :-
( الاجتماع ) التواصل مع الجمهور( الجزء الأول) :-
بعد الخطوات السابقة تكون قد حققت خطوات تأسيس معقوله للعمل وهنا يجب أن تكون بالصورة المطلوبة لمواجهة الجمهور والاجتماع بهم ولأن المتطوعين أو من سيتطوعون يريدون النقاش والتواصل والتساؤل والتفكير وهذا من حقهم فيجب عليك أن توفر مكانا خاصا للاجتماع ( ديوانية - تأجير صالة للمناسبات - قاعة اجتماعات بأحد الفنادق ) وعلى حسب إمكانياتك المتاحة مع الإعلان بأن الاجتماع تعارفي فقط وأن تكون قد جهزت بروشورات ومنشورات خاصة باللجنة مع دفتر للزوار وآرائهم الخاصة وصندوق للاقتراحات مع تصوير الاجتماع للأرشفة والدراسة.
هنا تستطيع جمع قاعدة أكبر من المعلومات والمتطوعين فيجب أن يكون الاجتماع منظم وان لا يخرج عن الإطار التعريفي باللجنة وعدم السماح لأي عضو بالخطابة خلال الاجتماع مع السماح للزوار للتعبير عن آرائهم.
باختصار :-
أ- مكان للاجتماع.
ب-الإعلان للاجتماع.
ج-دعوة المتطوعين والشخصيات البارزة للاجتماع.
د-تنسيق العمل الإعلامي من تصوير وبروشورات ومنشورات.
الخطوة الرابعة الجزء الثاني
1- تحليل الاجتماع بدراسة نقدية تعتمد على الحضور والآراء بمختلف أعمارهم وتوجهاتهم ومستوياتهم العلمية.
2-تغطية الاجتماع بوسائل الإعلام.
3-تحديد الأقسام العاملة بحسب متطلبات العمل مثال (مجموعة العمل الإداري-مجموعة شئون الأعضاء - قسم الصندوق- مجموعة العلاقات العامة -مجموعة إعلاميه .. الخ).
4-أشراك الأعضاء المتطوعين وفرزهم على مجموعات مع إبلاغهم بتحديد خطة عمل لكل رئيس مجموعه وعدد المتطوعين المطلوبين.
5-تحديد اجتماع نهائي لرسم منهجية الهيكل التنظيمي للجان أو للأقسام (المجموعات) المنخرطة تحت اللجنة على ضوء أهداف اللجنة.
مثال :-
الرئاسة
نائب الرئيس
الأمين العام
الناطق الرسمي
المكتب الإعلامي
المكتب الإداري
مكتب شؤون الأعضاء .. الخ
وأما المسميات فهي متروكة للأعضاء واختيارهم يجب أن يطبق سواء ( مدير -مسؤول - رئيس الخ )
توضيح :-بعد الاجتماع عليك دراسة كل شاردة وواردة تمت يجب عليك القيام بتحليل منطقي للآراء والتوجهات لدى المتطوعين والزوار وبعدها حدد القرار المناسب وقم بتشكيل هيكل تنظيمي أكبر يعتمد على لجان ورؤساء لجان وسر على بركة الله فأنت قد وصلت إلى مرحلة متقدمه جدا وتكون قد أسست ونظمت وأشهرت لجنه
جميع ما كتب بقلمي ومن مذكراتي مع الاستعانة بكتب علمية إنجليزية قمت بترجمة النافع منها
وأسأل الله ان يتقبل مني هذا العمل وأن يكون نافعا لكم
وإن أصبت فمن الله وحده
وإن أخطأت فمن نفسي والشيطان
عند النقل أتمنى ذكر المصدر
أخوكم/ نواف غنيم الزيد
تم بحمد الله
